Controlling en el departamento de compras con Power Platform

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Hoy en día está muy extendido asimilar el controlling al reporting financiero, esto es, a la elaboración de estados financieros y cuentas de resultados analíticas. Pero con la irrupción de la tecnología de datos, el controller puede y debe dar un paso más allá y poder analizar los indicadores desde su raíz. No olvidemos que en la mayoría de los casos la cuenta de resultados y los EEFF son “simplemente” el resultado de otros inputs.

Ya hemos tratado en este blog ampliamente la transformación digital del controlling financiera y de ventas, inclusive la presupuestación. Pero hasta ahora no habíamos hablado de una de las funciones más determinantes de un controller, el área de compras y almacenes.

En función del sector donde opera la empresa los análisis de compras y almacenes pueden ser los KPI más críticos. Pensemos, por ejemplo, en empresas en las que sus ventas están ya fijadas o marcadas por algún contrato o licitación publica, en definitiva, que su única vía de mejora es el control de costes. Por ello, analizar la evolución de las compras en sus precios, poder anticiparse a posibles subidas, almacenar lo justo. Son pequeñas decisiones con un grandísimo impacto en el negocio. Algunas atacan al margen directo, otras a la liquidez de la empresa, y las actuaciones del controller deben de ir más allá de la simple detección de la desviación.

Pero no pensemos que sólo en estas empresas es donde tiene sentido este tipo de análisis, vamos a poner un ejemplo real de una conocida cadena hotelera, donde por desconocimiento o descontrol, compraban agua para sus huéspedes en función a las reservas que tenían, por ejemplo, 1,5 litros por reserva hasta aquí todo bien, el problema es no contar en inventario que el agua que les sobraba, no solo de las reservas, sino de los servicios de comida o catering que también daban. El resultado era que tenían por cada hotel 1200 días de stock para agua, es decir, con las reservas normales que se pueden prever podrían estar 1200 noches sin pedir una sola botella de agua, si lo llevamos a un coste de 20 céntimos por botella por N hoteles, el impacto es alto. Igual puede ocurrir en termino contrario de estar continuamente en rotura de stock suponiendo un grave perjuicio para el cliente o para el servicio prestado. En ambos casos el tener un modelo de datos que contemple de forma transversal las ventas, compras y stock para sacar ratios que nos puedan alertar y poder anticipar hacen que no se den este tipo de situaciones. Ya sabemos el controller es como un arbitro de fútbol, cuando la organización no lo necesita es que su trabajo lo esta haciendo bien, cuando lo necesitan algo ha pasado.

Pero como veremos más adelante, el papel del controller ya no solo va a ser el de detectar la desviación y el problema mediante un reporting, va a poder actuar frente a el gracias a Power Automate y Power Apps.

Todo este tipo de análisis y control, era antes muy difícil para el usuario final (controller o CFO) dado que los ERP y programas de compras eran complejos de analizar, gracias a tecnologías como las de Power BI y Power Platform en su conjunto esta dificultad se elimina, permitiendo al controller atacar directamente a la fuente de datos y definiendo con absoluta liberta las necesidades de control.

Además como decíamos en el párrafo anterior, si el controller en su mapa de riesgos detecta un proceso que no esta bien medido o protocolizado gracias a Power Apps puede realizar una aplicación de procesos para la gestión de las compras y si lo que necesita es aprobaciones Power Automate es la solución perfecta, pero si combinamos las tres tecnologías tendremos una batería de alternativas como puede ser un modelo en Power BI que nos alerta de una posible rotura de stock o de un exceso de stock, esa alerta puede desencadenar en un proceso en Power Apps para gestionar el pedido o directamente en un flujo de solicitud de un nuevo pedido de compra con aprobaciones.

En el siguiente ejemplo os mostramos un flujo de aprobación cuando se crea una petición de un equipo para que sea aprobado por los responsables, y si fuese aprobado se envíe el pedido en cuestión.

Con esto el controller estará impactando directamente en el mapa de riesgos, en la digitalización en todos los procesos de la empresa relativos a las compras. Todo esto sin depender de ningún otro departamento, todo con tecnologías de autoservicio.

Por último y ni mucho menos importante, la gestión de compras muchas veces puede tener diferentes periodos o cálculos distintos a las ventas, y aquí lo expondremos con un caso real: En una empresa de producción del sector de la salud, se hacia un presupuesto de ventas y en base al mismo los responsables de compras ejecutaban el aprovisionamiento que tardaban unos 5 meses en poder tener preparado para ese plan de ventas, pero cuando las ventas cambian de rumbo el margen de maniobra para las compras es prácticamente nulo, provocando un sobre stock en almacenes, y en este caso algo aún pero un exceso de producción que no podrá ser vendida teniendo incluso que parar fabricas.

La solución no solo es un modelo de datos, aquí entra todo el ecosistema de soluciones que nos propone Microsoft.

En este caso, fuimos a la raíz del problema y a lo que realmente podíamos modificar que era la vinculación de Ventas-Compras-Producción, al mejorar los sistemas de comunicación de datos entre estos departamentos ya era una gran mejora debido a la opacidad que tenían anteriormente, pero al aplicar modelos de ventas que realizaran simulaciones constantes para que los responsables de compras puedan detectar cambios de tendencias y poder minimizar así las desviaciones en su plan de compra. Por ello, el modelo y data que se realizó en este cliente conlleva una aplicación de Power Apps para gestionar el flujo de información y un sistema de aprobación y alertas.

No hemos ahondado en el apartado de almacenes, en lo que se refiere a ubicación control de rentabilidad de almacenes, valoracion de mercancías y un largo etc, pero sin duda son parámetros muy relevantes.

Con este post solo queremos abordar una de las funciones criticas de todo controller, pero que no esta tan cubierta por la literatura y que en nuestro día a día vemos que no se le suele dar la importancia tan relevante que tiene. Probablemente, hasta hace poco tiempo era muy didicil de abordar pero hoy en día tenemos toda una batería de soluciones que son adaptables para cualquier problema que se le plantee al controller. Ya lo hemos dicho en varias ocasiones, pero es una época de oro para los controllers gracias a lo que la tecnología nos aporta.

Si quieres obtener más información o disponer de un sistema de controlling en tu empresa como el actual puedes ponerte en contacto con nosotros sin ningún compromiso.

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