La crisis sanitaria que nos toca vivir ha acelerado el proceso de digitalización de nuestra economía de una forma inesperada hace un año. Esto obliga a muchas empresas a imprimir una marcha más en este desarrollo o a reinventarse para sobrevivir. Sin embargo, otras muchas llevan años con este objetivo marcado en su plan estratégico para colocarse en una posición competitiva privilegiada. Melesio Peña Almazán, CEO del Grupo Octopus, cabecera del holding empresarial granadino con presencia internacional y más de una década de trayectoria, lleva años obsesionado con convertir su negocio en una empresa digital, escalable y automática.
Las líneas de negocio de la compañía, referente en impresión digital en pequeño y gran formato, sobre todo tipo de superficies, incluido textiles, abarcan desde la rotulación de tarjetas de visita, hasta el diseño, fabricación, instalación y gestión de grandes proyectos de stands y producción audiovisual para distintos tipos de ferias, eventos y congresos.
En Climbea, nos sentimos afortunados al considerarnos un socio estratégico como Controllers del Grupo. Desde esta posición, abanderamos el momento de cambio tecnológico que estamos viviendo en nuestra profesión aunando Control de Gestión y Business Intelligence con Power Platform y nuestros productos de Xerppa. Es nuestra visión en Climbea poner a disposición de las empresas y sus Controllers y CFOs las herramientas más avanzadas para el análisis de datos y el reporting de una forma extremadamente más eficiente para la toma de decisiones. Es en esta línea en la que venimos trabajando juntos desde el verano de 2019.
Tras analizar exhaustivamente la empresa, se hizo un análisis de las palancas, ventajas competitivas, y riesgos del negocio, sintetizado en un esquema DAFO à CAME que definió la hoja de ruta del proyecto y que se centró fundamentalmente en:
- Identificar y solucionar los problemas operativos y estructurales de la empresa.
- Analizar los costes por línea de negocio para tener claros los márgenes reales y hacer un adecuado reparto de costes indirectos.
- Fortalecer la estructura financiera del Grupo.
Una vez que nos habíamos planteado las preguntas de negocio, para llevarlo a cabo con éxito se ha automatizado el sistema de reporting con Business Intelligence para recopilar todos los orígenes de datos de la empresa y centralizarlo en un Cuadro de Mando Integral para cada área. Todo proyecto de BI implica no solo gestionar los diferentes orígenes de datos para crear modelos de análisis con diferentes cálculos y visualizaciones, exige un esfuerzo de integración dentro de la cultura de la empresa. Sin embargo, la digitalización forma parte del ADN del Grupo Octopus por lo que podemos decir que no hemos encontrado ninguna barrera en este sentido. Así pues, se han implantado los siguientes modelos analíticos:
- Modelo de Análisis Financiero con Control Presupuestario y Cuenta de Resultados Analítica.
- Modelo de Cash Management conectado a las distintas plataformas de banca electrónica del Grupo.
- Modelo de Ventas conectado al ERP y a la web de la empresa.
- Modelo de Compras conectado al ERP.
La Cuenta de Resultados Analítica está construida a través de un diario analítico en el que cada apunte de la PyG se asigna a un centro de coste para de esta forma poder obtener los márgenes por cada línea de negocio.
El siguiente modelo dentro del Road Map de nuestro proyecto es Riesgos Comerciales y posteriormente elaboraremos un modelo que aúne el pool bancario del Grupo (Cash Management) con su cartera de cobros y pagos, para de esta forma poder tener una previsión de tesorería totalmente dinámica y actualizada en todo momento. De esta manera, cerramos el círculo que consideramos que debe abarcar el Control Financiero: análisis de rentabilidad por línea de negocio, control presupuestario, y gestión de la liquidez.
A mitad de camino en el proyecto, como cualquier otra empresa, hemos tenido que reaccionar rápido para afrontar la crisis que empezó en marzo de 2020. En ese momento, se puso en marcha un plan de acción liderado por Melesio para salvaguardar la tesorería ante las circunstancias sobrevenidas con el parón de la actividad económica. Éstas son las principales medidas que se llevaron a cabo:
- Reelaboración del presupuesto mediante la formulación de escenarios. Todo esto implicó una revisión de la estructura de costes fijos y un plan de ahorro para amortiguar la caída de ventas; reorganización de la estructura productiva y adaptación de la fuerza laboral.
- Revisión de la estrategia de inversión y aplazamiento de todo aquello no imprescindible o estratégico.
- Actualización de las previsiones de caja y cuantificación de las necesidades de liquidez en el corto y medio plazo.
- Negociación con los proveedores clave de la empresa para garantizar el suministro y evitar roturas de stock sin comprometer la liquidez de la empresa.
- Optimización de la gestión del circulante para reducir las necesidades de financiación y generar liquidez de manera rápida.
- Estudio de todas las vías de financiación y ayudas disponibles, en particular las líneas de financiación puestas a disposición por las entidades financieras con el aval del Estado.
- Definición del plan de financiación necesario para adaptarse a la empresa alineando los instrumentos disponibles con la estrategia de financiación para balancear los recursos financieros hacia el largo plazo.
Entrevista
Hoy conversamos con Melesio para que nos cuente de primera mano el impacto que la crisis del Covid-19 ha tenido en su organización. Dentro de las líneas de negocio de la compañía, dos se han visto especialmente afectadas al paralizarse toda la actividad de ferias y congresos y la organización de todo tipo de eventos que precisan de producción audiovisual.
¿Cuál era la situación del Grupo a nivel de estrategia y negocio antes de la pandemia?
Desde el punto de vista de la estrategia y de negocio, la empresa tenía varios objetivos establecidos:
- A nivel fiscal la reestructuración societaria de todas las empresas, a un sistema de holding con filiales: con la consolidación de su estructura de grupo, se conseguía la unificación de todas las empresas en una sola, tanto a nivel operativo, táctico y estratégico. Así el fin último era la creación de un holding empresarial: Grupo Octopus. Bajo este paraguas operarían todas las empresas, pero el control siempre sería de la matriz.
- En la capa pura de negocio teníamos muy claro que debíamos conseguir:
- Aumento de la facturación en todas las líneas de negocio basados en la internacionalización en dos de ellas y el aumento de la productividad.
- Lanzamiento de todo el desarrollo que habíamos trabajado durante más de 3 años para la transformación digital tanto en los canales de venta como en los procesos de todas las empresas.
- Nueva identidad corporativa a nivel de Grupo.
- Reestructuración de la deuda con mejores condiciones gracias a la solvencia del grupo.
¿Con qué perspectivas afrontaba la empresa el inicio del 2020?
Las perspectivas de la empresa siempre han sido seguir creciendo a nivel económico, mejorar la estrategia e inversión, y como uno de los objetivos fundamentales a nivel empresarial, la mejora de los procesos y la transformación digital.
Sin duda una perspectiva valiente y con entusiasmo, un año de consolidación y de crecimiento.
¿Qué impacto ha tenido la crisis del Coronavirus en la compañía?
Ante la llegada de la pandemia causada por el Covid-19 y la actual situación de alargamiento de la crisis económica que se ha desencadenado como consecuencia, Grupo Octopus se ha encontrado con un escenario muy desfavorable, marcado por una situación económica negativa, disminución drástica de la actividad y por tanto de las ventas y en definitiva, una disminución persistente del nivel de ingresos ordinario que continúa y no hay previsión de que se reactive en el muy corto plazo.
Ante esta situación, la empresa ha tomado una serie de medidas drásticas en materia laboral y económica que han afectado a toda la estructura de la empresa.
¿En qué fase se encuentra el proceso de transformación digital de la empresa?
La transformación digital en la empresa consta de varias líneas de actuación, con una etapa inicial que incluyó el desarrollo, configuración y puesta en funcionamiento de una plataforma que integra la gestión básica de la compañía del ERP con los distintos canales de venta utilizados por las empresas del grupo.
Esta plataforma corporativa que se conecta con el ERP permite que los canales online y offline compartan un catálogo unificado de productos, tarifas y procesos productivos usados en su fabricación. Es decir, por un lado permite a las distintas páginas webs (ecommerce) actuales y futuras conectarse a esta plataforma y canalizar el flujo de pedidos hacia el gestor de producción y el ERP. Y, por otro lado, al departamento comercial tradicional le permite presupuestar, hacer el seguimiento del presupuesto, y pasarlo al gestor de producción cuando éste sea aprobado.
El valor y el potencial de la plataforma desarrollada reside en:
- La facilidad para elaborar presupuestos por el departamento comercial sin necesidad de conocer y comprender todas las vertientes de un negocio tan extenso en número de materiales y procesos productivos como es el de la impresión digital.
- Controlar el flujo productivo y toda la trazabilidad en el centro de producción. Aportando una visión global de pedidos por máquina, asignación automática de cada proceso a su máquina y operario correspondiente, y evitando los embudos en producción.
- Analizar y controlar con datos reales: stock, consumo real, tiempos de producción por cada trabajo, pedido y máquina.
Sin duda la inteligencia del sistema aumenta la productividad y nos permitirá crecer al nivel que consideramos podemos llegar a producir.
¿Cómo consideras que te ha ayudado el Business Intelligence y qué obtienes del Control de Gestión?
Gracias a la implantación de la tecnología Business Intelligence se acelera la transformación digital en la empresa, ya que nos permite el análisis de todos los datos generados por la compañía para poder automatizar el sistema de reporting aglutinando todas las fuentes de información en una única herramienta “Xerppa” a través de diferentes informes construidos sobre modelos analíticos multidimensionales. Esto coloca a la empresa en una posición competitiva privilegiada al permitir analizar y tomar decisiones en base a toda la información generada. Y esto, para quien quiera gestionar, es de obligado cumplimiento.
Desde Climbea queremos dar las gracias por la confianza depositada a Melesio Peña Almazán y al Grupo Octopus. Por otro lado, agradecer el enorme trabajo de nuestro Senior Controller Jose Miguel Fuentes en este proyecto.
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