Hoy compartimos el Caso de Éxito del equipo de Climbea en Bodegas Luis Cañas, una bodega alavesa que lleva elaborando vino durante cuatro generaciones.
El proyecto se enfocó en mejorar la eficiencia del reporting de las áreas de administración y finanzas, y ventas de Bodegas Luis Cañas, a través de automatización y digitalización de procesos para:
- Lograr autonomía.
- Mejorar la productividad y comunicación de las personas involucradas.
- Mejorar las decisiones tomadas a través de información oportuna.
El sector vitivinícola en España
El sector vitivinícola es muy popular y amplio en España, pero dada la alta competencia y, en algunas regiones, la concentración de pequeñas bodegas, hace que la profesionalización de la gestión sea posible únicamente para las más grandes.
La iniciativa en Bodegas Luis Cañas fue liderada por su Director Financiero, Javier Rosales, quien identificó el contexto de mejora y la posibilidad de afrontar el cambio a través de la digitalización de procesos con tecnología low-code de Power Apps y utilización de herramientas de Business Intelligence de Power BI.
En este caso, nos encontramos con una empresa cuyo rendimiento y evolución es bueno, siendo el equipo gestor el que introduce la digitalización y análisis de datos dentro del plan estratégico.
Áreas de trabajo involucradas fueron:
- Administración y Finanzas.
- Ventas.
- Agro.
El desafío de Bodegas Luis Cañas
Bodegas Luis Cañas definió tres retos:
- Incorporar la tecnología de forma rápida para adaptarse a los cambios del mercado.
- Mejorar el proceso de toma de decisiones.
- Mejorar el proceso de comunicación de los equipos involucrados en el proyecto a través del uso de la tecnología.
Incorporar la tecnología de forma rápida para adaptarse a los cambios del mercado
El primer reto estuvo enfocado en analizar la arquitectura de la empresa a nivel de datos y herramientas y entender los procesos para poder plantear mejoras.
Una vez puestas en común las mejoras, realizamos desarrollos sobre Power Apps (aplicaciones y flujos de datos) que brindaron solución a:
- La gestión de impagados y recobros.
- La calidad del proceso de embotellado.
- La gestión de calidad de Atención al Cliente.
- Los procesos de relevamiento de campo en el área de vitivinicultura, con navegación offline.
Hasta la fecha, todos estos procesos se venían ejecutando en Excel, con datos provenientes del ERP y data entry manual.
Mejorar el proceso de toma de decisiones
El segundo reto fue entender el complejo y amplio sistema de reporting, poniendo el foco en mejorar la experiencia de las personas usuarias con los reportes, teniendo en cuenta:
- Las plataformas digitales adaptables al entorno en el que se consulta la información.
- El storytelling de los datos adaptado a los diferentes roles de la organización.
Una vez puesta en común toda la trazabilidad y gestión del dato de Bodegas Luis Cañas, comenzamos por la implantación de nuestro módulo financiero, Xerppa For Finance.
Antes de esta implantación, la empresa tenía un reporte en Excel bastante extenso y tedioso, y, por tanto, con alta probabilidad de error. En muy poco tiempo el Business Intelligence ha empezado a aportar el valor en el negocio, aportando transparencia, coherencia y seguridad a los datos.
Algo curioso de esta implantación es que, dado el gran nivel de conocimiento financiero que posee la empresa, pudimos aprovechar las capacidades máximas de Xerppa for Finance aplicando, no sólo una cuenta de resultado analítica en la que podemos analizar cada uno de los productos, sus márgenes e incluso zonas de venta; sino que hicimos un gran hincapié en la gestión del flujo de caja y del circulante, realizando multitud de nuevos cálculos para el control del mismo.
Además, desarrollamos un módulo de presupuestos que no sólo cubre la cuenta de resultado analítica o la estándar, sino que pudimos tener un presupuesto de balance mensualizado y otro presupuesto para el cash Flow, consiguiendo realizar un diagnóstico económico-financiero con gran nivel de profundidad.
Mejorar el proceso de comunicación de los equipos involucrados en el proyecto a través del uso de la tecnología
Una vez terminado el desarrollo de Finanzas, nos enfocamos en Ventas, el tercer reto, con el desafío de obtener información a nivel de clientes y productos, adaptando el modelo a las diferentes casuísticas de la empresa y la industria. Nos enfocamos en información de:
- Ventas
- Descuentos
- Márgenes
- Detalles pormenorizados a nivel de cada clientes y cada producto
Todo ello, siempre con el objetivo final de mostrar adecuadamente la información a los equipos de ventas y dirección.
Otro de los grandes desafíos de Ventas fue automatizar e incluir en el modelo de datos el sistema de costes utilizado para medir los resultados de ventas a nivel de cliente y producto, algo complicado ya que las fuentes de datos eran diversas.
La herramienta de cambio
Durante este proyecto, el equipo de Cimbea ha llevado a cabo distintos procesos, entre los que destacamos:
- Power Apps
- Data Flows o Flujos de Datos: Creamos DWH en Power Apps que alimentamos utilizando Flujos de datos (Data Flows) y aplicaciones de Power Apps que remplazaros las antiguas plantillas de Excel.
- Aplicaciones basadas en modelos: Implementamos y adaptamos aplicaciones basadas en modelos para brindar soluciones, entre otras, para:
- Gestión de impagados
- Gestión de calidad de embotellado
- Cuaderno de campos
- Creación de modelo de datos: Después de tener la primera versión de los datos, adaptamos los modelos de datos de Xerppa for Finance y Xerppa for Sales, en función a las necesidades del negocio y sus casuísticas. Esta tarea la realizamos utilizando Power BI Desktop en procesos de Power Query y DAX.
Además, en este proyecto, la importancia de la seguridad era clave, ya que al ser varias empresas pertenecientes al grupo y dos áreas implicadas, nos enfocamos en tener una buena estrategia de seguridad en toda la solución con la aplicación de RLS y en Xerppa.
Visualización y acceso a la aplicación
El principal canal de consumo de información ha sido Xerppa, portal que adaptamos para que los distintos equipos y roles puedan acceder según distintas segmentaciones.
En este proyecto hemos desplegado las soluciones Xerppa for Finance y Xerppa for Sales en formato autoservicio para que:
- El propio CFO sea quien gestione su cuenta de resultado analítica y su clasificación de centros de coste, así como la consolidación, balance, tipos de cambio… totalmente automatizados.
- El equipo de ventas pueda gestionar su operación con información en campo y backoffice, de forma actualizada y automatizada.
Xerppa es una herramienta a través de la que se accede desde un ordenador (WebApp) y dispositivos móviles, por su capacidad de adaptarse a las distintas pantallas (Responsive WebApp). En Bodegas Luis Cañas utilizamos este canal para el acceso desde ordenadores y tabletas.
La visualización adaptada a móviles la abordamos desde el servicio de Power BI, adaptando los diseños, para que el equipo Directivo de la empresa, pudiera ingresar a diario desde sus móviles.
Otras tecnologías implicadas han sido:
- Xerppa
- Xerppa For Finance
- Xerppa For Sales
- Power Apps (Flujos de datos, Dataverse, Canvas App)
- Power BI
- Power Automate.
Resultados de la implantación en Bodegas Luis cañas
Gracias al portal de Xerppa pudimos centralizar todo su reporting y hacerlo con una imagen corporativa propia que reafirma la identidad de pertenencia de todos los usuarios de Business Intelligence.
Además, conseguimos:
- Reducción del tiempo de repoting, aumentando la dedicación de tiempo al análisis y otras tareas de mayor valor.
- Acceso multiplataforma a reportes actualizados (Web App, Responsive Web App, Mobile App).
- Eliminación de la dependencia de personas para la construcción periódica de reportes.
- Automatización de procesos de reporting y operacionales.
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- Caso de éxito del Grupo Octopus.
- Controlling con Xerppa for Finance en Agrícolas Castellana.
- Transformación digital en The Globe.
- Caso de éxito del Grupo GMG.
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