En este post analizamos cómo Microsoft Teams puede ayudar a las empresas de formación online, mostrando cómo está ayudando a The Globe a la hora de gestionar las clases y alumnos de distintas formaciones y líneas de trabajo.
Trazabilidad y cómo almacenar el valor generado
En los estudios presenciales, hay un profesor por aula y un alumno en dicha clase; realizar el seguimiento a cada una de esas clases de forma online puede resultar un problema.
A nivel tecnológico, Microsoft Teams les ha permitido tener todas las aulas en un mismo entorno. Permitiéndoles, que, si un alumno tiene un problema o quiere comunicarse con ellos, pueden actuar directamente en su clase, sin necesidad de tener a una persona pendiente de cada entorno concreto.
También les ha permitido ir generando contenido de valor en cada una de las clases del alumno; todo el contenido, una vez generado, se va almacenando en cada uno de los equipos.
Por ejemplo, si nos vamos a la clase de oposiciones de economía, entramos dentro de su canal general, y podemos encontrar las publicaciones del profesor en esa formación, con comentarios de cada uno de los alumnos. Esto permite que no se pierda nada del contenido de valor generado.
Esta cuestión para The Globe ha sido un avance muy claro ya que antes no disponía de ninguna trazabilidad de los cursos, y ahora pueden ver en cada momento lo que esta pasando.
Pueden incidir directamente en cualquier problema, además de fomentar técnicas que funcionan en alguno de los cursos en el resto de ellos, siendo posible hablar con otros docentes para que observen cómo van funcionando las mismas. Al final de lo que se trata es de mejorar.
Mejoras en la relación con los alumnos
A nivel alumno, la utilización del entorno de Microsoft lo ha cambiado todo.
Al principio, cuando un alumno ingresaba a Teams, se sentía al principio un poco perdido; en cambio, ahora lo que se encuentra es una pantalla o panel de control muy sencillo, donde puede acceder a los materiales del curso, a la plataforma elearning o a los eventos.
Disponen además de enlaces directos a sus recursos más habituales, lo que nos permite disponer de una página de aterrizaje que permite ver al alumno todo lo más importante para él.
A través de Microsoft Power Virtual Agent, otra mejora, el alumno puede realizar preguntas y el propio chat virtual de Microsoft le va haciendo una ruta que consiste en la realización de una a serie de preguntas (cuestionario) que va contestando el alumno.
Este servicio está disponible a cualquier hora, y es la propia tecnología la que va resolviendo sus dudas. El alumno también dispone de un chat directo con cualquier persona del equipo.
Los alumnos pueden interactuar con el resto de los alumnos, ya que “En The Globe, como Centro Educativo, valoramos el hecho de tener una Comunidad y que el alumno se sienta partícipe de una Comunidad de alumnos, que la que puedan enriquecerse entre ellos”.
La tecnología al servicio de las publicaciones
A nivel de publicaciones, Microsoft permite tener integrado todo esto en Teams, porque no sólo se trata de chatear unos con otros, sino que el hecho de tener un área de publicaciones donde todos participen hace del aprendizaje algo mucho mejor.
A nivel operativo, por ejemplo, en el trabajo como CEO de la empresa, antes de la incorporación e Teams, se planteaban diversos problemas, sobre todo en la gestión del equipo y en la comunicación, ya que se necesitaba más fluidez.
Esto se solucionó creando distintos equipos de trabajo (marketing, formación, etc…) y un equipo general en el que estábamos todos, lo que permite una comunicación en función de cada uno de los departamentos.
Dentro del trabajo el profesor, que es parte fundamental la calidad de las formaciones impartidas (es la esencia del servicio), era difícil mantener una buena comunicación, ya que no podían verse todos los días.
Esto se resolvió creando un equipo para profesorado, en el que:
- Se van dando directrices del día a día.
- Se les va indicando cómo tienen que trabajar.
- Ellos también pueden escribir.
Todo esto hace que la pirámide entre la dirección de la empresa y el profesor, incluso con el propio alumno sea más fácil de llevar. Dentro de la propia aplicación de Teams, Microsoft permite integrar dentro de los equipos otras tecnologías como, por ejemplo, el Planner.
En Planner se gestionan todas las tareas a realizar en la semana e incluso a lo largo del mes y se identifican utilizando distintos filtros, lo que permite saber, en cualquier momento, en qué está trabajando cada miembro del equipo.
Además, cada persona tiene su propio Planner, lo que permite que cada uno se centre en su trabajo, pudiendo obtener un control diario sin tener que ir preguntando qué está haciendo cada uno.
Otra ventaja de Microsoft Teams con respecto a los equipos de trabajo, es la aplicación de Turnos, que permite llevar de forma más rápida y sencilla esta parte, que antes se trabajaba con Excel.
La tecnología permite realizar una vista mensual para fijar una estrategia de trabajo, donde cada uno dispone de su horario. El profesor puede verlo, incluso solicitar cambios de turno, gestionar una permuta, vacaciones, etc… Todo se integra en el propio entorno.
La aplicación Lists supone otro avance. Lists ha sido usada por The Globe para hacer listas de trabajo, “Nosotros trabajamos con una metodología OKR a la hroa de marcar nuestros objetivos”. En Lists, cada uno tiene una lista con:
- Sus objetivos
- La ponderación de sus objetivos
- Los resultados mensuales que va obteniendo
- Las tareas cuyo seguimiento se puede realizar
La ventaja de tenerlo todo en Lists es que es una tecnología que se puede llevar a Power BI, lo que permite tener unos objetivos marcados en cada una de las listas y posteriormente relacionar este dato con los resultados finalmente obtenidos.
Para el propio equipo, es una ventaja más allá de lo que pide la empresa ya que lo importante es poder consultar el resultado que está teniendo cada uno en tiempo real.
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