El Business Intelligence es una herramienta capaz de rescatar a los ejecutivos en finanzas de la inmensidad e incoherencia de datos y de sistemas dispares, que hacen que el trabajo de diagnosticar las causas de los bajos rendimientos sea una verdadera quimera.
Este mes hemos tenido presentaciones de compañeros (Álvaro Badillo y Juan Luis Rodríguez) para explicar ante públicos de diferentes tamaños de empresas y con ejemplos reales, aplicaciones basadas en Business Intelligence y cómo aprovechar toda la tecnología que Microsoft nos pone al alcance. Y sobre todo el papel que juega hoy el ejecutivo, distinto ya del que supo ser hace 4 o 5 atrás y sin dudas con cambios hacia el futuro cada vez más interesantes de abordar.
Es que no solo el papel de la próxima generación de los ejecutivos en finanzas evolucionará, ya lo está haciendo también el de la generación actual. El llamado Now-Gen no puede ser apenas un ejecutivo al estilo de un controller, sino un verdadero socio estratégico para el negocio, adoptando la ciencia de datos para la planificación financiera y el análisis.
Eso puede ser en principio una tarea difícil para ciertos ejecutivos que crecieron cuando la contabilidad con una C mayúscula gobernaba el panorama de cualquier director. Pero, en un mundo obsesionado con tomar caminos cortos y rápidos, hay uno disponible para los directores financieros que necesiten un impulso analítico. Y este comienza con una B mayúscula: BI, o inteligencia de negocio.
Los CFO y Controllers actuales, los que viven y han crecido con la tecnología no basan su criterio en estándares grabados a fuego, se arriesgan, prueban, innovan, siempre buscando ser más eficiente y aportar mas valor a las operaciones financieras. Es un mundo apasionante, pero sin duda también muy exigente porque cada paso requiere saber si se podría hacer mejora, ya no nos basamos en el “esto se hace así desde siempre” ahora es “como puedo hacer mejor eso que hacía siempre así”.
Para resumir lo que se puede explicar de diferentes maneras, Business Intelligence es la clase de tecnología que ayuda a las empresas a organizar, analizar y contextualizar la información que recopilan. En términos financieros, el Business Intelligence toma justamente datos financieros y operativos para producir paneles integrados, indicadores clave de rendimiento y, lo que es más importante, información empresarial. Como tal, la Inteligencia de Negocio puede ser el mejor amigo del llamado CFO de las generaciones actuales, lo que permite que la función de las finanzas proporcione a la empresa análisis de datos automatizado para vistas históricas, actuales y predictivas de las operaciones. Pero tal vez sus beneficios se puedan articular mejor examinando cómo el Business Intelligence puede ayudar a los ejecutivos en finanzas a aliviar los puntos débiles a través de 3 desafíos dentro de su trabajo.
1. Operaciones financieras y reporting
Cualquier perfil que desempeñe funciones financieras, tiene como objetivo ideal ser proactivo en la toma de decisiones y en el apoyo a la estrategia. Pero la realidad es que están centrados en controlar el ciclo, de cobros, pagos y tiempos de reporting, son procesos que en gran medida se podrían automatizar y que este perfil pase a aportar valor por sus análisis no por su confección de reports.
El proceso tampoco permite que los análisis avanzados informen esa colaboración. Muchos ejecutivos están atascados en un mundo centrado en excel, donde los informes son manuales, la información esta encerrada y los datos se almacenan, no se estudian. (Esto último es así incluso para aquellas empresas que han dado el paso hacia sistemas ERP que automatizan los informes financieros, pero no los datos operativos, y mucho menos su composición).
El Business Intelligence puede proporcionar a los financieros la capacidad de reunir datos de múltiples fuentes u orígenes y hacerlos manejables y cohesivos. Puede automatizar las secuencias de informes. Y puede servir de valor real como una herramienta complementaria de excel o cualquier ERP, agregando una dimensión de big data para abordar las limitaciones analíticas.
En el mundo real, cualquier ejecutivo de finanzas puede automatizar la preparación y distribución de estados financieros, permitir la generación de informes operativos de los principales impulsores del negocio, identificar valores atípicos para su uso en la revisión y conciliación de resultados mensuales, proporcionar análisis y monitoreo de capital de trabajo, calcular el reconocimiento de ingresos para flujos que requieren una estimación compleja, calcular paquetes de compensación de múltiples capas, proporcionar análisis predictivos y evaluaciones comparativas, ayudar con los procesos de presupuestación y previsión basados en los impulsores, y la lista continúa.
2. Análisis de procesos
Para el CFO, el Business Intelligence puede ayudar a navegar por los procesos y transacciones o, a veces, descubrir razones para pausarlas. A partir de la fase de planificación o de pre cierre, las herramientas de Business Intelligence pueden proporcionar un análisis granular de la sinergia y los costes de procesos y transacciones. Dado que la mayoría de las transacciones no producen el retorno de la inversión objetivo, este nivel de granularidad puede ayudar a arrojar luz sobre si existen sinergias. El Business Intelligence no solo proporciona ese nivel de granularidad, sino que lo hace con conveniencia, un detalle crítico dada la urgencia de los plazos de transacción.
El Business Intelligence ayuda con algo más que la orientación y evaluación de transacciones. Puede ser una herramienta inestimable para la integración de fusiones y la gestión de la desinversión. Dentro de la gestión de datos también podemos automatizar y medir procesos que son críticos para nuestro controlling pero que no están digitalizados, esto desde la irrupción de PowerAutomate y PowerApps es tremendamente más fácil y potente.
El resultado final del BI, aquí, es su beneficio para la creación de valor, proporcionando al negocio las capacidades de monitoreo y análisis necesarias para informar el crecimiento y la eficiencia de la empresa después de la transacción.
3. Mejora del rendimiento
El Business Intelligence es útil para múltiples escenarios de optimización, un par de los cuales se tratan anteriormente: optimización de informes para convertir al director financiero de contador a asesor y optimización de diagnósticos de negocio para la ejecución de transacciones o procesos. En esos casos, el Business Intelligence puede ser un valor añadido real y refuerzo de la línea de fondo.
Sin embargo, cuando una empresa no está cumpliendo con las expectativas, el Business Intelligence puede ser un bote salvavidas. Puede rescatar a los directores financieros de las grandes e incoherentes poblaciones de datos y los sistemas dispares que hacen que el diagnóstico de las causas del bajo rendimiento sea difícil, si no imposible.
A diferencia del ritmo regular de los informes de funciones financieras, que mide el rendimiento de la empresa a intervalos designados, las herramientas de Business Intelligence están hechas para responder y medir en tiempo real. Los informes específicos que habilitan en el producto X, la división de servicios Y o el flujo de efectivo total de la empresa son invaluables para llegar a la causa raíz de las anomalías financieras. También pueden informar las estrategias de cambio.
Por supuesto, no es solo el pronóstico de liquidez de X semanas lo que puede proporcionar información sobre la mejora del rendimiento. El Business Intelligence también puede ser útil en la comprensión de casi todas las variables que dificultan el rendimiento corporativo. Incluyen tendencias de nómina, facturación y cobros, impactos en los precios, inventario y venta directa, contrato con el cliente y costo total de servicio, adquisiciones y gastos, ROI de I + D y más.
Obstáculos
Entonces, si es tan útil, ¿por qué no todos los ejecutivos en finanzas de la generación actual han adoptado el BI? Una vez más, las respuestas tienden a venir en tres:
- Por Inversión
Los directores financieros prefieren que el dinero entre al dinero que sale. El Business Intelligence parece ser sólo uno más en una larga línea de costosas inversiones en TI. Sí, cuesta dinero, pero el Business Intelligence puede no ser tan costoso como un CFO piensa, o como antes, hoy en día gracias a los sistemas cloud y SAAS los costes son muy bajos, además todo depende del beneficio que se obtiene por utilizar estos sistemas. Por supuesto, también está el retorno de la inversión en BI, que, aunque puede parecer difuso, existe.
- Por Intimidación
Para los que aún hoy no la han adoptado, o al menos no entiende completamente, la ciencia de datos, el Business Intelligence es otro acrónimo tecnológico complicado en un arsenal de ellos (ERP, CRM, etc.). Lo que muchos directores no entienden es que el Business Intelligence ayuda a que los datos que todos esos otros sistemas producen no sean complicados. Es decir, al hablar de tecnología creemos que no es un área que deba dominar un CFO y nada más lejos de la realidad, hoy cualquier responsable de reporting debe de saber dominar estas herramientas, ahora mismo el sector se enfrenta al mismo periodo que el lanzamiento de Lotus o posteriormente el de Excel, estoy seguro de que en su momento muchos serían escépticos, los mismos que lo pueden ser ahora.
- Por Motivo de Preocupación
Los ejecutivos y/o directores con conocimientos tecnológicos y favorables a la inversión a menudo todavía dudan en implementar Business Intelligence dados los problemas esperados en forma de implementaciones fallidas o prolongadas.
Si quieres obtener más información puedes ponerte en contacto con nosotros sin ningún compromiso.
