Hay muchísimas PYMEs en España cuya actividad profesional se basa en proyectos, sin embargo, apenas podríamos contar con los dedos de una mano aquellas que están satisfechas con su nivel de analítica de datos.
Para llevar un control adecuado en una empresa de proyectos necesitamos abordar los siguientes retos. Los voy a ordenar como conviene hacerlo en cualquier sistema de reporting, es decir, de lo general a lo particular:
- Visión general de la empresa. Para ello necesitamos categorizar los proyectos y agruparlos en diferentes dimensiones (por ejemplo; Línea de Negocio, Producto, Zona Geográfica, Sector, Criticidad…).
- Análisis de las diferentes dimensiones. Ejemplos de dimensiones pueden ser; empresas (dentro de mismo grupo) o dentro de una misma empresa, Líneas de Negocio, Productos, Clientes, diferentes Sucursales, Vendedores, Partners…. Es clave saber quién es el responsable de dicha categorización, marcar unos objetivos claros y alcanzables y monitorizar los resultados.
- Por último: Control individual de los proyectos a nivel económico, plazos, riesgos, rentabilidad. Esta tarea suele recaer en el Project Manager.
Casi todas las aplicaciones de Control de Proyectos se centran en la tercera variable, están muy enfocadas al Control de un proyecto y no ponen apenas énfasis en el Reporting de Alto nivel. El que de verdad aprecian un Director de Operaciones, un Director Financiero o un Director General.
Lo habitual es una herramienta, sea cual sea su función, es que te “obligue” a gestionar toda tu actividad dentro de la misma. Sin embargo, Xerppa Projects permite, utilizar aquellos orígenes (herramientas) que tú ya estés utilizando y ampliar aquellas funcionalidades de las que ahora mismo no dispongas. Os detallo algunos ejemplos de orígenes de información que podemos coger con Xerppa Projects:
- Las facturas y los pedidos se gestionan en el ERP (Software de gestión).
- Los consumos de los materiales se reflejan en el SGA (Sistema de Gestión de Almacén).
- Los Proyectos se crean en la aplicación que tienen los Project Managers con su estructura de fases y tareas (incluso en el mismo ERP).
- Se dispone de una aplicación específica para los fichajes de horas.
- El análisis de los Cobros y Vencimientos los lleváis por el ERP.
- Introducimos el Presupuesto o Partida de coste para cada proyecto en nuestro CRM (software de gestión de relaciones con clientes), y el presupuesto queda fijado en la venta.
Todos estos datos serían flujos en Power Apps, que alimentan la aplicación sin que lógicamente se tengan que introducir de nuevo. Los volcamos con flujos automáticos, los estructuramos y si procede se tratan o incluso corrigen. Una fase en todo proyecto de analítica de datos es la cualificación de la información. En todos los proyectos al conectar los distintos orígenes de datos salen errores y correcciones. Es parte del proceso y no hay que desanimarse por ello.
¿Pero incluso si dispongo de todo esto qué os puede aportar Xerppa Projects? En ese caso más incluso, si ya se dispone de los datos y el nivel de Reporting no es satisfactorio Xerppa actúa como conector de tu ERP, CRM, SGA, Aplicación de Fichajes o de Gestión de Proyectos y se utilizaría “solamente” como motor de base de datos para aglutinar y estructurar correctamente toda tu información.
Una vez, estructurados todos tus datos, entra Power BI en escena. Accederéis a todas las opciones de Reporting que Poer BI puede ofrecerte y por supuesto de personalizaciones a medida.
Profundizaremos en el Reporting específico en Power BI. Aprovechamos la ocasión para agradecer especialmente a Sinterpack, sin duda, un referente en la robótica colaborativa en Europa y una de las empresas burgalesas más atractivas y en particular a su controller María José Alonso el tiempo invertido en el desarrollo de esta herramienta.
Podéis ponernos en contacto con nosotros sin ningún compromiso.
