En nuestra experiencia la gran mayoría de empresas necesitan de una gestión activa de sus deudas comerciales con clientes, una gestión eficaz puede asegurar una buena salud financiera a su vez que una mayor rigurosidad en sus operaciones comerciales.
Recordemos que la deuda con cliente forma parte de las NOF (necesidades operativas de fondos) por tanto cualquier decisión sobre la deuda de cliente debe ir alienada con la estrategia y el presupuesto financiero de la empresa. No tiene sentido hacer una labor intensa en la deuda de cliente cuando la empresa no ha marcado ese objetivo, o todo lo contrario ser muy laxos con el plazo o importe de deuda comercial cuando el presupuesto marca un objetivo medido en PMC o en saldo medio de deuda.
Por ello, aunque suele ser una labor que recae en el departamento comercial o de atención al cliente, es transversal al departamento financiero, es aquí donde el Business Intelligence une los objetivos de dos departamentos tan dispares.
En nuestra experiencia nos hemos encontrado con situaciones en las que el departamento comercial media la deuda de cliente de una forma y el financiero en de otra, incluso los límites de riesgo eran distintos. Esto se soluciona con Business Intelligence ya que todos medirán de la misma forma el mismo KPI.
Solo con esto ya hemos ganado muchísimo, que las estrategias converjan no suele ser sencillos en organizaciones muy deslocalizadas o con estructuras amplias. Pero no sólo se queda aquí como veremos el modelo que proponemos permite que para los usuarios que necesitan trabajar activamente en la gestión de la deuda tengan toda su información, y que los usuarios que solo necesitan ver cuando algo no va bien les llegue el dato mediante la gestión de alertas.
Pero no nos vamos a quedar aquí, ya que proponemos también no sólo visualizar los datos para poder anticiparnos y mejorar. En el siguiente ejemplo os enseñamos como enfocar una aplicación de PowerAPPS pensada para mejorar la gestión del crédito comercial, obviamente tanto los plazos como las acciones podrán variar en función de la empresa.
Comencemos analizando el informe de riesgos comerciales
En esta empresa el origen de datos era un conocido ERP muy extendido, pero el cual no gestionaba de forma correcta la información que ahora hemos mejorado con calculo. En la pestaña inicial vemos un resumen del estado global de la deuda, clasificada por vencida y pendiente de vencer, así como un calendario de los vencimientos previstos
Una variable critica para esta empresa y para la gestión de los riesgos comerciales es el análisis de:
-Deuda:
- Por factura
- Por Albarán (pedidos entregados)
- Por Pedidos
-Límite de crédito Aseguradora
-Límite de crédito Compañía (adicional a aseguradora)
-DSO: Days sales outstanding, el period medio de cobro, por cliente y por comercial.
Ya con esta primera pantalla tenemos un muy buen análisis de nuestra situación actual además, podemos decidir si nuestro riesgo comercial empieza en la factura, albarán o pedido, como pasa en esta empresa que empezamos con el pedido. Si avanzamos en el informe podremos ir a una vista muy completa en la que analizamos por cliente todo el estado de sus KPI. Vemos aqui algunos datos interesantes:
Tenemos una tabla con cálculos muy complejos que pretenden facilitar la labor del comercial. Por un lado, podemos ver la deuda total del cliente, pero esta se va desgranando en sus componentes de factura, albaranes y pedidos, al igual que vemos los riesgos consumidos de aseguradora por cada una de estas fases, el objetivo último de este panel es ver el riesgo disponible y que la compañía sepa en todo momento en que fase se encuentra la deuda con un cliente, ya sea en facturas en firme, en albaranes o en pedidos, y si esta deuda esta cubierta por la aseguradora o en su defecto es la compañía quien asume el riesgo.
Lógicamente este informe tiene mucha más profundidad, podemos analizar un comercial en concreto, o un cliente y ver toda su evolución así como los vencimientos pendientes, pero lo fundamental es la flexibilidad de aportar valor y facilitar el trabajo de dos departamentos complementando la información que el ERP no podía dar de la misma forma y que en este caso ni si quiera en Excel podían gestionar de forma eficiente.
Por último, y como un gran objetivo de este proyecto era el establecer alertas para la gestión, concretamente:
Aviso por Teams y por Email de:
- Clientes excedidos
- Riesgos consumidos de aseguradora
- Vencimientos de las próximas facturas
- Facturas vencidas en la semana en curso
- Facturas vencidas con 30 días
- Evolución de los DSO de Cliente y comercial.
- ETC.
En esta última imagen tenemos un flujo tremendamente sencillo en el que se crea una tarea en un equipo determinado de planner y se publica un mensaje en un equipo y canal concreto con el titulo de la alerta, obviamente todo esto lo podemos complicar y optimizar, tenemos flujos con más de 6 acciones y condicionales, lo importante es aplicarlo a las reglas de negocio de la empresa.
En definitiva, todo un proceso de gestión de alertas con Power Automate que permite a la organización que nunca haya un dato que no se trabaje, así la compañía debe centrarse en establecer buenos procesos y KPI que midan los mismos, el sistema debe saber recogerlo, medirlo y propagarlo.
Os invitamos a ver en el siguiente post, como complementar este potente informe en con una aplicación de POWERAPPS pensada para mejorar la eficiencia del recobro o de la gestión de impagados. Así queda más que demostrado que:
- PowerBI no es un mero visualizador de Datos, ataca a los procesos de la empresa
- PowerBI + XERPPA mejora los sistemas de información realizando modelos y cálculos que no puede hacer el ERP porque no tiene información externa o de otras fuentes.
- Automate puede usarse para ganar eficiencia en el trabajo, pero también es un potente gestor de alertas
- PowerAPPS es la cuadratura a este ciclo, ya que nos servirá para actuar sobre los impagados y definir un ciclo de actuación como el siguiente:
Insistimos que cada empresa tendrá su protocolo, lo fundamental es conocer la cultura de la empresa para esta implantación tecnológica y la tecnología que encaje perfectamente, creemos que la versatilidad de las tres herramientas hoy mostradas es el ejemplo perfecto de lo que debe hacer la tecnología para los procesos empresariales. En el próximo post, indagaremos sobre este desarrollo en PowerAPPS y como nos puede ayudar a cuadrar el circulo de nuestra gestión de impagados.
